«APQC» نظامی‌کارآمد

اسـتقرار یـک‌ نظـام فرایندمحور در سـازمانها به‌ منظور دسـتیابی‌ به‌ اهداف سـازمانی‌ و بهبـود عملکرد آنهـا از ضروریات محیط‌ کسـب‌وکارهای امروز بـه‌ شـمار می‌آیـد، زیـرا حضور مسـتمر و پایدار یک‌ کسـب‌وکار در ایـن‌ فضای رقابتی‌، بدون اسـتراتژی مناسـب‌ و برنامه‌ریـزی، امکانپذیر نیسـت‌. در شـرکت‌ گسـترش صنایع‌ و معادن ماهان، به‌ منظور سـنجش‌ عملکرد سـازمانی‌، از مدل «APQC» اسـتفاده شـده اسـت‌. در این‌ مدل، سـرفصل‌هایی‌ نظیر میزان گسـتردگی‌ مدیریت‌ فرایندها در سـازمان، میزان تدوین‌ و استانداردسـازی آنها و میزان آگاهی‌ کارکنان سـازمان از فرایندهای تدوین‌شـده مـورد توجـه‌ قـرار می‌گیرد. گفتنی‌ اسـت‌ که‌ این‌ شـرکت‌ شـاخص‌های کلیـدی عملکرد را نیـز به‌ منظور تحقـق‌ برنامه‌هـای عملیاتی‌ تعیین‌شـده به‌ کار می‌برد. توجه‌ به‌ مدلهای بلوغ فرایندی در هلدینگ‌ ماهان منجر به‌ دستیابی‌ به‌ اهداف سازمانی‌ در شرکت‌ و زیرمجموعه‌های آن شده است‌.

مهم‌تریـن‌ مسـئله‌ در یـک‌ نظام‌ فرایندمحـور، نقش‌ آن‌ در ایجـاد هماهنگی‌ راهبـردی‌ بین‌ کارکردهای‌ یک‌ کسـب‌وکار در سـازمان‌ بـه‌ منظور دسـتیابی‌ به‌ عملکرد مطلـوب‌ و در نتیجـه‌، تحقق‌ اهداف‌ آن‌ سـازمان‌ اسـت‌. فرایندهـا یکـی‌ از ابزارهـای‌ کلیـدی‌ سـازمان‌ها بـه‌ منظـور اجـرای‌ راهبردهـا، رسـیدن‌ به‌ اهـداف‌ و تحقق‌ تفکر سیسـتمی‌ شـناخته‌ می‌شـوند. فرایندها هستند که‌ با تعریف‌ صحیح‌ و اسـتقرار درسـت‌ در سـازمان‌، ارتباط‌ بیـن‌ واحدهای‌ مختلف‌ کسـب‌وکار را بر محـور زنجیره‌ ارزش‌ برقـرار می‌کننـد. بنابراین‌ هرچـه‌ اجرای‌ فرایندها شـکل‌ صحیح‌تـری‌ به‌ خود بگیـرد نتایـج‌ اثربخش‌تری‌ از عملکرد سازمان‌ها انتظار می‌رود.

اسـتقرار مناسـب‌ نظـام‌ فرایندمحـور در سـازمان‌ها منجر به‌ کاهش‌ هزینه‌ها و افزایش‌ اثربخشـی‌ از طریق‌ شناسـایی‌ فرایندهـای‌ زایـد، طراحی‌ مجـدد فرایندها و بهینه‌سـازی‌ کاربـری‌ آن‌هـا می‌شـود. افزایـش‌ انعطاف‌پذیـری‌ در برابـر تغییـرات‌ مسـتمر محیط‌هـای‌ کسـب‌وکار از طریـق‌ شناسـایی‌ و کاهـش‌ ریسـک‌ و بازتعریـف‌ فرایندهـای‌ مرتبط‌ بـا آن‌ نیـز می‌تواند منجر بـه‌ افزایـش‌ بهـره‌وری‌ در سـازمان‌ گـردد. رضایـت‌ کارکنـان‌، افزایـش‌ توجـه‌ بـه‌ مشـتری‌ و قـرار دادن‌ مشـتریان‌ در کانـون‌ اصلـی‌ توجـه‌ و در نهایـت‌، تعییـن‌ نتایـج‌ قابـل‌ اندازه‌گیـری‌ می‌توانـد از نتایـج‌ مطلـوب‌ عملکـرد یـک‌ سـازمان‌ بـه‌ منظـور فرایندمحـور کردن‌ فعالیت‌هـای‌ مختلـف‌ باشـد. بدیهـی‌ اسـت‌ کـه‌ تحقق‌ تاثیـرات‌ کوتاه‌مـدت‌ اسـتقرار نظام‌ فرایندمحـور در یک‌ سـازمان‌، اگـر با توجه‌ به‌ زنجیـره‌ ارزش‌ و محیط‌ رقابتی‌ بیـرون‌ سـازمان‌ تکمیـل‌ شـود، می‌تواند منجـر به‌ خلق‌ مزیـت‌ رقابتـی‌ از طریـق‌ بهبـود چابکـی‌ سـازمان‌ در بلندمدت‌ شود.

دانش‌ تخصصی‌ موثر در بلوغ

میـزان‌ اثربخشـی‌ فرایندهـا در چارچـوب‌ میـزان‌ انطبـاق‌ و ارتبـاط‌ آن‌هـا بـا تحقـق‌ راهبردهـا و اهداف‌ یـک‌ سـازمان‌ تعریـف‌ می‌شـود. بدیهـی‌ اسـت‌ کـه‌ مدیریـت‌ فرایندهـای‌ کسـب‌وکار بـدون‌ در نظر گرفتن‌ سـنجش‌ اثربخشـی‌ و میزان‌ تاثیر آن‌ها در پیشبرد امور مرتبـط‌ بـا کسـب‌وکار، به‌ویـژه‌ در محیط‌هـای‌ کامللا متغیـر امـروزی‌، تاثیـری‌ در ارتقـای‌ بهره‌وری‌ سـازمان‌ نخواهـد داشـت‌. در این‌ زمینه‌، مدل‌هـای‌ بلوغ‌ فرایندی‌ در سـازمان‌ها بررسـی‌ و پیشـنهاد داده‌ می‌شـوند کـه‌ امـروزه‌ یکـی‌ از حوزه‌هـای‌ گسـترده‌ در زمینـه‌ بهبـود عملکـرد سـازمانی‌ بـه‌ شـمار می‌آینـد. بلوغ‌ بـه‌ عنوان‌ وضعیتـی‌ تعریـف‌ می‌شـود کـه‌ در آن‌، سـازمان‌ها در شـرایط‌ مناسـبی‌ بـرای‌ دسـتیابی‌ بـه‌ اهدافشـان‌ قـرار دارنـد. بـه‌ صـورت‌ کلـی‌، ارزیابـی‌ بلـوغ‌ بـه‌ اجـزای‌ متعـددی‌ در اجـرای‌ مدیریـت‌ فرایند وابسـته‌ اسـت‌. در ایـن‌ بیـن‌، مدیریـت‌ و کارکنـان‌، بـه‌ عنـوان‌ اجـزای‌ اساسـی‌ ایـن‌ فراینـد، از اهمیـت‌ بالایـی‌ برخوردارنـد. مدل‌هـای‌ بلـوغ‌، سـازمان‌ها را بـرای‌ یادگیـری‌ از یکدیگـر، شـناخت‌ قوت‌ها و نقـاط‌ قابل‌ بهبـود و درکی‌ درسـت‌ از عملکرد خودشـان‌ یـاری‌ می‌کننـد. باید بیان‌ کـرد کـه‌ بازنگـری‌ و سـنجش‌ اثربخشـی‌ فرایندهـای‌ کسـب‌وکار و میـزان‌ بلـوغ‌ آن‌هـا منجر به‌ بهینه‌سـازی‌ چرخـه‌ زمانـی‌ اقدامـات‌ سـازمان‌ از طریـق‌ حـذف‌ فعالیت‌های‌ غیربهره‌ور می‌شـود. حـذف‌ فرایندهایی‌ که‌ انطباق‌ مناسـبی‌ با مسـیر تحقـق‌ اهداف‌ و رشـد پایدار سـازمان‌ نداشـته‌ باشـند نیز به‌ افزایش‌ انعطاف‌پذیری‌ و چابکی‌ سازمان‌ می‌انجامد.

مدل‌هـای‌ متعددی‌ برای‌ سـنجش‌ بلـوغ‌ فرایندهای‌ یـک‌ سـازمان‌ تعریف‌ و پیشـنهاد شـده‌ اسـت‌. می‌توان‌ تمامـی‌ ایـن‌ مدل‌هـا را از دو منظر محتوایـی‌ و اجرایی‌ (اسـتقرار) مورد توجه‌ قرار داد. از منظر محتوایی‌، سـطح‌ ﻭ میـزان‌ عمـق‌ دانـش‌ مدیریتی‌ در به‌کارگیـری‌ مدل‌ها ﻭ اجـرای‌ فرایندهـای‌ مرتبـط‌ بـا آن‌ مدل‌هـا بسـیار اهمیـت‌ دارد. بـر همیـن‌ اسـاس‌، هرچـه‌ از دانـش‌ تخصصـی‌ بیشـتری‌ در مدل‌سـازی‌ و اجـرای‌ فراینـد اسـتفاده‌ شـده‌ باشـد، بلوغ‌ فراینـدی‌ آن‌ سـازمان‌ بالاتر ارزیابـی‌ می‌شـود. بـرای‌ مثـال‌، در اسـتقرار فرایندهای‌ مدیریـت‌ منابع‌ انسـانی‌ یک‌ سـازمان‌ هرچـه‌ از مفاهیم‌ مرتبـط‌ بـا مدل‌هـای‌ برنامه‌ریـزی‌ نیـروی‌ انسـانی‌، جانشـین‌پروری‌، مدیریـت‌ عملکـرد یـا منتورینـگ‌ و مربیگری‌ بیشـتر استفاده‌ شده‌ باشـد، از لحاظ‌ محتوایی‌ بلـوغ‌ بیشـتری‌ را می‌توان‌ بـرای‌ آن‌ بخـش‌ از فرایندها متصـور بـود. بدیهـی‌ اسـت‌ که‌ اجـرای‌ هر یـک‌ از این‌ مفاهیـم‌ نیـز در زیرفرایندهـای‌ مرتبـط‌ بـا خودشـان‌ نیازمند به‌ بلوغ‌اند.

مدلهای بلوغ سازمانی‌

از منظر اجرا و اسـتقرار نیـز مدل‌های‌ مختلفی‌ برای‌ سـنجش‌ آن‌ پیشنهاد شده‌ اسـت‌ که‌ دو روش‌ «CMMi» و «APQC» از اصلی‌تریـن‌ آن‌هـا بـه‌ شـمار می‌آینـد. مـدل‌«CMMi»، متناسـب‌ بـا میـزان‌ اسـتقرار زیرفرایندهـای‌ سـازمان‌ از سـطح‌ کـم‌ تـا بسـیار زیـاد، تعیین‌کننـده‌ بلوغ‌ فراینـدی‌ از منظر اجراسـت‌. این‌ مدل‌ شـاخص‌های‌ کلیـدی‌ عملکـرد بهـره‌ور را بـرای‌ سـازمان‌ها ایجـاد می‌کنـد. اسـتفاده‌ از ایـن‌ مـدل‌ نقاط‌ قـوت‌ و ضعـف‌ فرایندهـای‌ سـازمان‌ را مشـخص‌ و چارچوبـی‌ را بـرای‌ تبدیل‌ نقاط‌ ضعـف‌ فرایندی‌ به‌ نقاط‌ قـوت‌ ایجاد می‌کنـد. این‌ مدل‌ مجموعـه‌ای‌ از تجربیات‌ برتر سـازمان‌های‌ موفـق‌ در زمینه‌ مدیریـت‌ فرایندهای‌ سازمان‌ است‌.

مدل‌ «APQC» شـامل‌ این‌ سرفصل‌هاسـت‌: میزان‌ گسـتردگی‌ مدیریـت‌ فرایندها در سـازمان‌، میزان‌ تدوین‌ و استانداردسـازی‌ آن‌ها، میزان‌ آگاهی‌ کارکنان‌ سـازمان‌ از فرایندهـای‌ تدوین‌شـده‌، درجـه‌ حاکمیـت‌ فراینـدی‌، میـزان‌ اندازه‌گیـری‌ و پایـش‌ فرایندهـا، تواتـر بهبـود فرایندهـا و روال‌ مدیریـت‌ تغییـرات‌ در آن‌هـا، میـزان‌ ارتبـاط‌ میـان‌ مدیریـت‌ فرایندهـا و مدیریـت‌ ریسـک‌ سـازمانی‌، میـزان‌ یکپارچگـی‌ فرایندهای‌ کسـب‌وکار با راهبردهـای‌ سـازمان‌، میـزان‌ یکپارچگـی‌ مدیریـت‌ فرایندها با شـرح‌ وظایف‌ در سـازمان‌ و میزان‌ استفاده‌ از تکنولـوژی‌ اطلعـات‌ در جاری‌سـازی‌ موثـر فرایندهـا. بـرای‌ هـر یـک‌ از حوزه‌هـای‌ مذکـور پرسشـنامه‌هایی‌ تهیه‌ می‌شـود کـه‌ اندازه‌گیـری‌ بلوغ‌ فراینـدی‌ بر مبنای‌ آن‌هـا صـورت‌ می‌گیـرد. نهایتـا سـازمان‌ها را، از نظـر میـزان‌ بلـوغ‌ فراینـدی‌ اسـتقرار، در سـطوح‌ اولیـه‌، مدیریتشـده‌، تشریحشـده‌ و مدیریتشـده‌ بـر اسـاس‌ شـاخص‌های‌ کمـی‌ و بهینـه‌ تقسـیم‌بندی‌ می‌کنـد. در خصوص‌ پیشـنهاد کارآمدتریـن‌ روش‌، باید بیان‌ کرد که‌ انتخـاب‌ یا معرفی‌ مدل‌ یا روش‌ کارآمدتر سـنجش‌ بلوغ‌ فراینـدی‌ در سـازمان‌ها بسـیار متغیـر و دشـوار اسـت‌. انتخاب‌ یک‌ روش‌ مناسـب‌ برای‌ هر سـازمان‌ به‌ عوامل‌ متعـددی‌ از جملـه‌ چرخـه‌ عمـر سـازمان‌، فرهنـگ‌ سـازمانی‌، راهبردهـا، تکنولـوژی‌، افـراد و مدیریـت‌ آن‌ بستگی‌ دارد.

یک‌ مدل سازنده

سیاسـت‌ها و رویه‌هـای‌ مرتبـط‌ بـا سـنجش‌ عملکرد شرکت‌های‌ هلدینگی‌ پیچیدگی‌ بیشـتری‌ دارند. در همین‌ خصـوص‌ نیز فرایندهای‌ مرتبط‌ با کارکردهای‌ مختلف‌ این‌ دسـته‌ از سـازمان‌ها نیازمند رویکرد راهبردی‌ و برنامه‌محور در طراحـی‌ و شناسـایی‌ خـود هسـتند. بـر همین‌ اسـاس‌، مدیریـت‌ فرایندهـای‌ شـرکت‌ گسـترش‌ صنایـع‌ و معادن‌ ماهان‌ مبتنی‌ بر راهبردها و برنامه‌های‌ عملیاتی‌ منتج‌ از آن‌ اسـت‌. در طراحـی‌ فرایندهـا از چارچوب‌ مـدل‌ ««APQC اسـتفاده‌ شـده‌ و برای‌ سنجش‌ عملکرد سازمانی‌، هلدینگ‌ فرایندهـای‌ مبتنـی‌ بـر مـدل‌ برنامه‌ریـزی‌ ««OKR (Objectives & Key Results)  و تعییـن‌ شـاخص‌های‌ کلیدی‌ عملکرد «KPI» (Key Performance Indicators)را طراحـی‌ و بـه‌ منظـور تحقـق‌ برنامه‌هـای‌ عملیاتـی‌ تعیین‌شـده‌ بـرای‌ واحدهای‌ کسـب‌وکار خـود ارائه‌ کرده‌ اسـت‌. بـه‌ صـورت‌ کلـی‌، فرایندهـای‌ کلیـدی‌ از طریق‌ چارچوب‌هـای‌ مـدل‌ «APQC» تعییـن‌ می‌شـوند و متناسـب‌ بـا برنامه‌ریـزی‌ صورت‌گرفتـه‌ در چارچـوب‌ «OKR« و تعییـن‌ شـاخص‌های‌ کلیـدی‌ عملکـرد، فعالیت‌هـای‌ مرتبط‌ بـا کسـب‌وکارهای‌ هلدینگ‌ ماهان‌ مدیریت‌می‌شود.

کنتـرل‌ در نظـام‌ برنامه‌ریـزی‌ راهبـردی‌ نقـش‌ بسـزایی‌ در تحقـق‌ اهـداف‌ و برنامه‌هـای‌ تدوین‌شـده‌ دارد. بـر همیـن‌ اسـاس‌، فرایندهایـی‌ کـه‌ فعالیت‌های‌ مرتبـط‌ بـا کنتـرل‌ راهبـردی‌ و عملیاتـی‌ هلدینـگ‌ را مدیریـت‌ می‌کننـد نیـز از درجـه‌ اهمیـت‌ بالایـی‌ برخوردارنـد. همان‌طـور که‌ پیتر دراکر بیان‌ کرده‌ اسـت‌: «اگـر نتوانیـد چیزی‌ را انـدازه‌ بگیریـد، نمی‌توانید آن‌ را کنتـرل‌ کنیـد و اگـر نتوانیـد چیـزی‌ را کنتـرل‌ کنیـد، نمی‌توانیـد آن‌ را مدیریـت‌ کنیـد. » مجموعـه‌ هلدینـگ‌ ماهـان‌ نیز، از طریق‌ چارچوب‌هـا، فرایندها و ابزارهایی‌ کـه‌ بیان‌ شـد، بـرای‌ پایـش‌ و بهبـود مسـتمر عملکرد هلدینـگ‌ و کسـب‌وکارهای‌ زیرمجموعـه‌ خـود اقـدام‌ می‌کنـد. در نتیجـه‌ آن‌، اجرای‌ فرایندهـای‌ کنترلی‌ و به‌ تبـع‌ آن‌ پیاده‌سـازی‌ اقدامـات‌ اصلحـی‌ در دوره‌هـای‌ مختلـف‌ زمانـی‌ منجر به‌ تحقـق‌ اهداف‌ و دسـتیابی‌ به‌ نتایـج‌ تعریف‌شـده‌ و همچنیـن‌ رشـد شـاخص‌های‌ کلیـدی‌ عملکـرد هلدینگ‌ ماهـان‌ و شـرکت‌های‌ تابعه‌ شده‌ است‌.